DOKUMEN EKSPOR IMPOR

DOKUMEN EKSPOR IMPOR

1.1.         JENIS DOKUMEN PENGIRIMAN BARANG

1.1.1.Dokumen Induk

Merupakan dokumen inti yang dikeluarkan oleh badan pelaksana utama perdagangan internasional. Fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang termasuk dokumen induk diantaranya: faktur, L/C, B/L, dan polis asuransi.

a.      Faktur Perdagangan

Invoice (faktur) adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan, karena dengan data dalam invoice dapat diketahui: Berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan bea masuk. Setidaknya ada tiga jenis invoice, yaitu proforma, consular, dan commercial.

·         Proforma invoice (faktur proforma),merupakan tawaran pada pembeli untuk menempatkan pesanannya dan seringdiminta oleh pembeli supaya instansi yang berwenang memberikan izin impor atauizin devisa.

·         Consular invoice merupakan invoice yang dikeluarkan oleh instansiresmi, yakni kedutaan-kedutaan (konsulat). Gunanya adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku. Di Indonesia keharusanDokumen Induk (invoice, L/C,B/L, Polis) untuk menyertakan consular invoice sudah dicabut.

·         Commercial invoice (fakturdagang) merupakan nota perincian tentang keterangan barang-barang yang dijualdan harga dari barang-barang tersebut. Biasanya apabila tidak disebutkan jenisnya,invoice yang dimaksud adalah commercial invoice.

Keterangan yang harus ada dalam commercial invoice :

·         Nama dan alamat pembeli dan penjual

·         Nomor dan tanggal invoice

·         Nomor dan tanggal order dari pembeli

·         Perincian yang lengkap tentang barang-barang sesuai L/C

·         Syarat-syarat pembayaran

·         Merk dan nomor pengepakan barang

·         Jumlah, berat, ongkos, premi asuransi, komisi agen

·         Nama kapal/via mana

b.      Bill of Lading (B/L)

Adalah konosemen angkutan laut berupa dokumen pengapalan yang paling pentingkarena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Dokumen asli menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa B/L tersebut, seseorang tidak dapatmenerima barang-barang yang disebutkan dalam B/L yang bersangkutan darimaskapai pelayaran. Pihak-pihak yang tercantum dalam B/L adalah:

·         Shipper adalah beneficiary dari L/C (penjual)

·         Consignee adalah alamat yang diberitahu tentang kedatangan barang ataualamat tujuan barang

·                  Notify party atau address of arrival notice to : orang-orang yang disebutkandalam L/C

·         Carrier : pengangkutan/perusahaan pelayaran

B/L berfungsi sebagai

o   Bukti tanda penerimaan barang-barang, yaitu barang-barang yang diterima oleh carrier dari shipper ke suatu tempat tujuan dan selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut kepada pihak penerima (consignee/importir)

o   Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman

o   Bukti pemilikan atau dokumen pemilikan barang (document of title)yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L merupakan pemilik barang yang tercantum dalam B/L

Jenis B/L berdasarkan nama pemilikan yang tercantum di dokumennya:

·         Bearer B/L (B/L atas pemegang)

·         Straight B/L (B/L atas nama)

·         B/L made out of order (B/L yang dibuat atas order)

Berdasarkan syarat pengangkutannya, B/L dibedakan menjadi:

·         short form B/L, bila syarat-syarat pengangkutan tidak dicantumkan dalamB/L, hanya catatan singkat tentang barang yang dikirimkan

·         Long form B/L, jenis B/L yang terperinci, seluruh syarat pengangkutan dicantumkan dalam B/L

Jenis B/L dari sudut pandang cara pengangkutannya:

·         Through B/L, bila perusahaan pengangkutan tidak dapat menyediakan jasa- jasa langsung dari pelabuhan muat ke pelabuhan tujuan

·         Combined transport B/L, pengangkutan barang dengan lebih dari satu jenis alat angkut

·         Liner B/L, pengangkutan barang dengan jalur, jadwal dan tempat persinggahan kapal yang sudah ditentukan

·         Charter party B/L, pengangkutan barang dengan menggunakan alat angkutan sewa atau borongan

·         Container B/L, pengangkutan barang-barang dengan pengepakan, sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan

·         Groupage B/L, pengiriman barang sekaligus dengan sebuah agen pengiriman

Berdasarkan kondisinya, jenis B/L diklasifikasikan:

·         Clean B/L, bila dalam B/L tidak tercantum catatan-catatan tentangkekurangan barang

·         Unclean, dirty, claused B/L, bila penyiapan barang tidak sesuai dengansyarat-syarat L/C

·         Stale B/L, yaitu B/L yang belum sampai kepada consignee atau agennya ketika kapal pembawa barang telah sampai di pelabuhan tujuan

Ada beberapa keterangan yang harus dicantumkan dalam B/L, diantaranya:

·         Uraian barang-barang

·         Penjelasan bahwa barang telah dimuat sesuai dengan persyaratan

·         Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar

c.       Air Way Bill (AWB)

AWB atau konosemen udara, merupakan tanda terima barang yang dikirim melalui udara untuk orang dan alamat tertentu. AWB diberi cap penerbangan, tanggal pengiriman, nomor pesawat terbang, dan tanda tangan dari maskapai penerbangan. Apabila barang tiba sebelum dokumen, maka perusahaan penerbangan akan memberitahukan tibanya barang kepada alamat yang dituju. Pihak yang terlibat dalam AWB:

·         Pengirim

·         Maskapai penerbangan, ditanda tangani oleh pengirim

·         Penerima barang, ditanda-tangani oleh pengirim dan disertakan dalampesawat bersama barang

·         Notify party adalah pihak yang akan diberitahukan tentang tibanya barangdan digunakan oleh penerima barang untuk menerbitkan delivery order  kepada perusahaan pengangkut barang

d.      Railway consignment note (surat angkutan kereta api)

Merupakan tanda terima atas pengiriman barang-barang ekspor impor dengan pengangkutan kereta api dari satu negara ke negara lain (misal di eropa). Mencakup:

·         Nama stasiun pemberangkatan

·         Tujuan

·         Nama eksportir/importir dan alamat yang dituju

·         Cap stempel perusahaan kereta api yg bersangkutan

e.       Dokumen Asuransi

Dokumen ini berguna untuk membuktikan bahwa barang-barang yang disebut didalamnya telah diasuransikan serta jenis-jenis risiko yang ditanggung. Dokumenasuransi menyatakan pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa claim dibayarkan (tertanggung). Dokumen asuransi dalam transaksi perdagangan dengan luar negeri adalah asuransi pengangkutan barang melalui laut dikenal dengan istilah marine insurance, atau marine cargo insurance, atau cargo insurance.

Dalam sebuah sales contract ditegaskan tentang harga barang yang diasuransikan. Dalam kontrak FOB atau CNF, importir bertanggung jawab terhadap asuransi barang-barang. Dalam kontrak CIF, eksportir yang bertanggung jawab terhadapasuransi barang-barang. Jenis risiko yang ditanggung tergantung kepada sifat barangdan pengaturan yang dibuat antara eksportir dan importir.

Setiap asuransi harus dibayar dalam valuta yang sama dengan L/C, kecuali syarat-syarat L/C menyatakan lain. Seperti halnya B/L, dokumen asuransi dapat dibuat atasnama: pengasuransi, atas order bank, atau atas nama pembawa.

1.1.2.Dokumen Penunjang

Merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Misalnya: Packing List, Certificate of Origin (COO), Weight-Note, Measurement-List, Inspection Certificate, Chemical Analysis, Test Certificate, dan Manufacturer’s Certificate.

a.       Packing list (daftar pengepakan)

Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang-barang yang dipak, dibungkus/diikat dalam peti. Dokumen ini diperlukan oleh pejabat-pejabat bea cukai untuk kemudahan pemeriksaan. Dalam uraian barang-barang juga disebutkan jenis bahan pembungkus/pengepakan, dan cara mengepaknya. Nama dan uraian barang dalam packing list harus sama dengan commercial invoice.

b.      Certificate of origin (surat keterangan asal barang)

Merupakan pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan asal dari barang-barang yang diekspor. COO menjelaskan keterangan-keterangan barang, asal barang dan pernyataan bahwa barang tersebut benar hasil produksi dari negara eksportir. Biasanya surat ini dikeluarkan oleh instansi yang ditunjuk oleh pemerintah seperti:Kadin, Disperindag, Pengelola Kawasan Berikat dan sebagainya. Surat ini harusditandatangani pejabat yang berwenang dan dibedakan menurut kelompok atau jeniskomoditinya.

c.       Certificate of inspection (sertifikat pemeriksaan)

Merupakan keterangan tentang keadaan barang yang dibuat oleh independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional. Sertifikat ini penting karena dapat memberi jaminan atas :

·         Mutu dan jumlah barang

·         Ukuran dan berat barang

·         Keadaan barang

·         Pembungkusan atau pengepakan barang

·         Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan

d.      Certificate of quality (sertifikat mutu)

Dokumen ini umumnya dibuat oleh badan peneliti dan pengembangan industri yang disahkan oleh pemerintah suatu negara untuk memeriksa mutu barang-barang ekspor. Keterangan dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang di laboratorium.

e.       Manufacturer’s quality certificate ( sertifikat mutu pembuatan barang)

Biasanya dibuat oleh pabrik pembuat barang ekspor atau supplier yang menguraikan tentang mutu dari barang-barang dagang. Penjelasan meliputi tentang baru tidaknya barang, serta memenuhi standar atau tidak. Di Indonesia, eksportir harus memiliki sertifikat ini bagi setiap barang ekspornya.

f.       Certificate of analysis (sertifikat analisis)

Adalah dokumen yang menerangkan bahan-bahan dan proporsi bahan yang terdapatdalam barang-barang tertentu yang diharuskan oleh pemeriksanya

g.      Weight certificate/weight note/list (surat keterangan/daftar timbangan)

Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh badan yang disahkan oleh pemerintah yang tugasnya memeriksa ukuran/berat barang secara tepat. Dokumen ini juga diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan.

h.      Measurement list (daftar ukuran)

Dokumen yang dibuat oleh eksportir yang menerangkan tentang : ukuran panjang, tebal, garis tengah, atau isi dari barang yang bersangkutan

i.        Sanitary, health and veterinary certificates (sertifikat kesehatan/sanitari)

Sertifikat ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku ekspor telah diperiksa dan bebas dari hama penyakit. Untuk produksi hasil laut, tulang dan hewan ternak keterangan diberikan dalam bentuk veterinary certificate dan atau health certificate. Dokumen ini menjelaskan tingkat kebersihan serta kesehatan danaspek-aspek lainnya dari barang tersebut. Dokumen dikeluarkan oleh jawatan resmi pemerintah setempat.

j.        Draft/bill of exchange (wesel)

Adalah sebuah alat pembayaran yang merupakan perintah yang tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh seseorang kepada orang lain, ditandatangani oleh orang yang menariknya dan mengharuskan si tertarik untuk membayar pada saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari, sejumlah uangkepada orang tertentu atau si pemegang weselPihak yang terlibat dalam wesel:

·         Drawer : Pihak yang menandatangani wesel (penarik)

·         Drawee : Pihak yang menerima pembayaran

·         Payee : Pihak yang menerima pembayaran

·         Endorsee : Pihak kepada siapa wesel dipindahkan (endorsee : yang memindahkan, endorsement : pemindahan/pengalihan).

Tenor wesel adalah jangka waktu dimana sebuah wesel dapat dibayarkan dan dicantumkan pada setiap wesel. Ada dua jenis, pertama sight draft, wesel yang dibayar pada saat diperlihatkan atau pada saat diminta pembayarannya. Dan kedua, time draft, wesel berjangka yang dibayarkan setelah beberapa waktu kemudian.

1.1.3.Dokumen Pembantu

Merupakan dokumen yang diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam menjalankantugas lanjutan, tergantung pada kondisi dan jenis barang ekspor yang bersangkutan.

Contohnya: instruction manual, layout scheme, freight forwarder’s receipt, D.O, warehouse receipt, trust receipt, brochure atau leaflet.

1.2.         Penerbit Dokumen Ekspor Impor

Berdasarkan jenis-jenis dokumen diatas, ada sejumlah pihak yang dapat menerbitkan dokumen ekspor impor, diantaranya:

Tabel 1. Para Pelaku Ekspor Impor dan Dokumen Yang Diterbitkannya

Pelaku	Dokumen yang Diterbitkan
Produsen	·         Kontrak Penjualan ·         Manufacturer Certificate ·         Instruction Manual ·         Brochure
Eksportir	·         Brosur ·         Offer sheet ·         Sales Contract ·         Invoice ·         Consular Invoice ·         Packing List ·         Weight Note – Measurement List ·         Letter of Indemnity ·         Letter of Subrogation ·         PEB/PEBT (Pemberitahuan EksporBarang/Tertentu)
Bank	·         Akad Kredit ·         Letter of Credit ·         SSP/SSPBC (Surat Setoran Pajak/dan Bea Cukai) ·         Nota Perhitungan Pembayaran Wesel Ekspor
Balai Pengujian dan Sertifikasi Mutu Barang	·         Certificate of Quality ·         Test  –  Certificate ·         Chemical Analysis
Usaha Jasa Transportasi (Freight Forwarder)	·         Packing List ·         Measurement List ·         Weight Note
Bea Cukai	·         Fiat (izin) muat barang
Badan Karantina Pertanian	·         Izin impor tanaman, hewan, dan  ikan
Surveyor Independen	·         Certificate of Quality ·         Certificate of  Weight ·         Chemical Analysis ·         Survey Report ·         Inspection Certificate ·         Test Certificate
Perusahaan Asuransi	·         Cover Note ·         Insurance Policy
BPEN-ITPC-LPE-PIB-Atase JETRO-KOTRA-AMCHAM-INA dan lain-lain	·         Informasi umum ·         Promosi ·         Misi dagang ·         Pameran dagang ·         Konsultasi perdagangan
Perusahaan Pelayaran (Shipping/Carrier)	·         Mate’s Receipt (Resi Mualim) ·         Bill of Lading ·         Except Bewijs (EB) ·         Claims Constatering Bewijs (CCB)
Angkutan Udara (EMKU)	·         Airways Bill (AWB)
Departemen Perdagangan	·         Quota Tekstil, Kopi, dll ·         Surat Keterangan Asal (SKA) ·         Angka Pengenal Ekspor (APE) ·         Angka Pengenal Impor (API-U) ·         Angka Pengenal Importir Terdaftar(Approved Trader)
Ditjen Pajak	·         NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
Kedutaan Negara Asing	·         Consular Invoice ·         Customs Invoice
Instansi Teknis	·         Izin impor barang tertentu (sesuai HS yang diatur)

1.3.         Koordinasi Internal Ekspor Impor

Dalam kegiatan ekspor, perlu ditentukan tugas masing-masing bagian dan berkoordinasi dengan bagian lainnya seperti yang ditunjukkan oleh gambar berikut:

Tabel 11. Koordinasi Antar Bagian di Perusahaan Dalam Kegiatan Ekspor Impor

Bagian	Sub-bagian	Uraian Tugas
Dokumentasi	TataUsaha/Administrasi/SuratMenyurat	·         Registrasi kontrak dagang ·         Registrasi semua dokumen pengapalan, L/C, B/L, wesel, polis, faktur, packinglist, dsb ·         Pembuatan surat, misalnya surat penawaran harga ·         Pengiriman surat ·         Pengarsipan (filing) dan registrasi surat
	Custom clearance	·         Pembuatan PIB/PEB ·         Penyiapan dokumen pendukung ·         Mengurus izin bongkar muat ·         Mengurus izin ekspor impor terkait barang tertentu
Pemasaran	Promosi	·         Kelengkapan promosi ·         Media promosi ·         Keagenan distribusi
	Legal (hukum), kontrak,arbitrasi	·         Sales contract ·         Kontrak L/C, B/L, polis, dsb ·         Arbitrasi (negosiasi, mediasi, pengadilan)
Transportasi	Angkutan	·         Estimasi biaya freight dan handling cost ·         Booking kapal ·         Menutup asuransi
	Pergudangan (store)	·         Mengelola gudang ·         Packing dan marking ·         Loading dan unloading (stevedoring)
Keuangan		·         Penganggaran (budgeting) ·         Pembayaran/penagihan ·         Pembukuan/pencatatan dan pembuatan laporan keuangan ·         Pengawasan ·         Pengawasan pemenuhan kewajiban negara (pajak, bea masuk, SPT)